Article rédigé par : Sébastien COCHARD – Avril 2021 –
Pourquoi arrêter d’envoyer vos documents importants en pièces jointes ? #Stoppiècesjointes
Alors que les entreprises continuent de s’acclimater au télétravail en masse, il est de plus en plus important pour les employés et les clients de partager, examiner, signer et stocker des documents numériques de manière virtuelle et sécurisée. Ces capacités sont en train de devenir des fonctionnalités essentielles et elles perdureront au-delà de la crise sanitaire de la COVID 19 pour devenir des éléments fondamentaux à la fois de l’expérience client (CX) et de l’expérience employé (EX).
Pour autant, la plupart des entreprises utilisent encore des solutions basiques, dépassées, non sécurisées, partiellement ou totalement inadaptées à ces nouveaux besoins, largement accélérées par la crise pandémique.
N°1 des solutions de partage de documents : l’email et les pièces jointes.
Le monde de l’entreprise peut difficilement se passer de mails, c’est un fait … mais ce n’est pas une fatalité. Au même titre que le consommateur devra s’habituer à acheter des produits alimentaires sans emballages plastiques, face aux mesures coercitives imposées aux distributeurs et aux industriels, le monde de l’entreprise va devoir lui aussi évoluer sur ces pratiques massives d’envoi d’emails et de pièces jointes, et pas uniquement pour des raisons écologiques …
Les chiffres parlent d’eux même : en 2019, c’est près de 306 milliards de mails (source : Statista) qui ont été envoyés chaque jour dans le monde. En 2023, c’est près de 350 milliards de mails qui seront envoyés quotidiennement … !
Le mail et les pièces jointes : Polluer … sans bouger …
Une PME française de 100 personnes génère chaque année en envoi de mails environ 14 tonnes de CO2 (soit l’équivalent de 100 allers-retours Paris-Nice en avion). La majorité des envois de documents vers l’extérieur se font par pièces-jointes, or un mail avec une pièce jointe de 1 Mo représente à lui seul près de 20 g de CO2. Est ce qu’un dirigeant d’entreprise censé laisserait ses bâtiments éclairés 24/24 ? Probablement pas … et pourtant ne pas mettre en place d’alternatives à l’envoi systématique de mails avec pièces jointes a sensiblement le même impact … !
Le mail et ses cohortes de pièces jointes ont remplacé le fax, supplanté le courrier et tout autre mode d’envoi de documents. Force est de constater que cela n’est pas prêt de s’arrêter puisque l’industrie du logiciel n’est pas suffisamment à même de proposer des solutions simples, sécurisées, et adaptées au nouveau contexte. Tilkee a pour autant pensé et conçu sa solution dans ce sens, l’utilisation de notre plateforme pour partager des documents permettant de réduire l’empreinte carbone de 40% en comparaison de pièces jointes par mail.
Le mail et les pièces jointes : le dessert préféré des hackers …
Les documents en pièces jointes sont des vecteurs d’infection largement utilisés par de nombreux pirates informatiques pour réaliser des cyberattaques. Le principal vecteur de propagation de malwares dans le monde demeure la pièce jointe au format Word ou PDF envoyée par mail. 48% des pièces jointes de courriels malveillants sont des fichiers avec une extension de la suite Office ou comportant un fichier .pdf.
La pandémie de COVID-19 est un contexte propice pour les cybercriminels qui ont profité de cet évènement inédit et ont lancé près de 5 millions d’attaques durant la première moitié de l’année 2020. La cybercriminalité a toujours été présente, mais les coûts vont atteindre des montants gigantesques. Les experts estiment que cette année, le coût cumulé de la cybercriminalité atteindra 1000 milliards de $, soit 1% du PIB mondial. Cela rend cette activité criminelle bien plus rentable que le trafic de drogue, cette déferlante va donc nécessiter de mettre en place des pratiques différentes dans l’entreprise.
Les principales mesures pour lutter contre ce fléau restent néanmoins curatives : se doter de technologies et de logiciels de sécurité permettant de détecter et d’éliminer des fichiers corrompus.
Le préventif est quant à lui préférable, moins coûteux, plus sûr, et supprimer ou limiter drastiquement l’envoi de pièces jointes par mail semble être l’une des meilleures réponses possible.
Restreindre l’envoi et le téléchargement de fichiers joints sur un PC local ou un réseau d’entreprise doit devenir la norme, les besoins se situent ailleurs, le téléchargement ou l’impression d’un document sont des réflexes à bannir. Le vrai sujet est bien de fournir une expérience utilisateur et une expérience client fluide, permettant un envoi et un partage de documents simple pour l’émetteur et le destinataire, d’interagir autour de ce document, et ce en toute sécurité …
Le mail et les pièces jointes : Les utilisateurs n’ont pas d’autres choix ?
Il y a en réalité peu d’alternatives simples, sécurisées capables de rivaliser avec un mail et une pièce jointe.
Les solutions de transfert de fichiers, comme “We Transfer”, “Box”, ou “Dropbox” constituent des alternatives intéressantes. En particulier dans le cas de “Box” ou de “DropBox” qui ont développé de véritables suites applicatives. Néanmoins ces solutions restent basées sur une technologie de transfert de fichiers, leur mise en œuvre à l’échelle de l’entreprise reste coûteuse et complexe, et nécessite d’appréhender et d’intégrer l’ensemble des modules afin de disposer d’une suite complète répondant à la quasi-totalité des besoins d’une entreprise.
La dernière étude Forrester/Adobe : “How digital document processes are shifting from best practice to business necessity” dresse un état des lieux actualisé et post-Covid des besoins des entreprises en matière de partage de documents.
L’amélioration de l’expérience client (CX) et de l’expérience employé (EX) arrivent en première position.
70% des répondants souhaitent également disposer de solutions de partage de documents leur permettant d’obtenir des données de tracking. 60% des entreprises interrogées souhaitent trouver, au sein de la même plateforme, des fonctionnalités de signatures électroniques avancées. 66% des salariés de ces entreprises considèrent cependant qu’ils ne disposent pas de solutions répondant à ces nouvelles exigences, et qu’elles ne sont pas de ce fait, à même de proposer une expérience digitale à la hauteur des attentes de leurs clients.
Dans la plupart des cas l’émetteur ne sait même pas si son mail est arrivé au bon destinataire, si le mail a été ouvert, son document ouvert et lu … dans un monde ou la distanciation et le télétravail sont la norme il convient de donner aux collaborateurs des solutions adaptées à ce nouveau paradigme.
Le mail et les pièces jointes : Le pire de l’expérience client
Il semble difficile de faire pire en matière d’expérience client que d’initier, de conclure ou de fidéliser une relation client, au travers d’un mail avec une pièce jointe.
Il faut télécharger le document pour le lire, ce n’est parfois pas le bon document ou la bonne version, toute collaboration, interaction sur le document est difficile ou impossible (commentaires, remplissage de champs, signature …).
Dans le cas d’un envoi de pièces jointes multiples, l’expérience est bien pire encore. Nul besoin d’aller plus avant pour en faire la démonstration.
Les alternatives proposées par les entreprises, notamment autour des solutions de “self service” ou de “portails clients”, certes plus agiles, plus sécurisées, ne semblent pas être plus convaincantes pour l’utilisateur. Ces solutions ne faisant bien souvent que reproduire le mécanisme d’une messagerie, certe, interne et sécurisée, mais imposant finalement l’utilisation de mails et de pièces jointes, nous sommes encore très loin d’une expérience client fluide, plébiscitée par les clients, en B2C comme en B2B.
Le mail et les pièces jointes : C’était avant … Bienvenue dans l’ère post-covid !
En quelques mois seulement, une pandémie mondiale a totalement perturbé notre façon de travailler et de vivre. Les décideurs, les dirigeants d’entreprises, les DSI sont obligés de repenser la façon de travailler de leurs employés et collaborateurs afin de faire en sorte qu’ils continuent à servir leurs clients. Cette crise inédite entraîne une accélération de l’adoption des plateformes digitales collaboratives, mettant au premier plan les solutions de partage de documents numériques interactifs, sécurisées, intelligentes, et intégrées au système d’information. Les solutions traditionnelles de transfert ou de partage de fichiers, l’envoi de mails par pièces jointes, s’avèrent quant à elles, de plus en plus obsolètes face à cette nouvelle donne.
Il existe un meilleur moyen qu’une pièce jointe ou un partage de fichiers pour envoyer vos documents critiques !
