Article rédigé par : Sébastien COCHARD – Mai 2021.

Deux méthodes simples pour partager un document avec SalesForce Lightning
#Stoppiècesjointes

Il peut être pratique de partager directement un document avec une personne extérieure à partir du CRM SalesForce. Il peut s’agir d’un document marketing, d’une plaquette commerciale, ou encore d’un devis, d’une proposition commerciale, ou d’une notice technique. L’intérêt est de pouvoir historiser l’ensemble des actions vis à vis d’un prospect ou d’un client, directement à partir de l’objet opportunité du CRM SalesForce. Cela vous permettra de centraliser au même endroit l’ensemble de vos actions et des documents envoyés, de façon concentrée au niveau de l’opportunité. L’objectif est bien évidemment d’assurer un meilleur suivi des différentes actions, et de pouvoir les partager avec l’ensemble des collaborateurs qui peuvent intervenir sur cette opportunité.

Méthode N° 1 : Partager un fichier en créant un lien à partir de SalesForce 

Il est possible de partager un fichier avec une personne extérieure, un client ou un prospect par exemple, en créant un lien vers le fichier. Vous pourrez ensuite l’envoyer directement à partir de SalesForce ou en faisant un copier coller du lien dans votre email. Le lien vers le document prendra la forme d’un url, sécurisée et cryptée. Le destinataire en cliquant sur l’url, va ouvrir un espace de consultation web qui lui permettra de visualiser ou de télécharger le fichier.

L’inconvénient de cette méthode est que toute personne disposant du lien, qui est un lien public et non soumis à authentification, pourra prendre connaissance des documents partagés. Par ailleurs, un lien est propre à un fichier et ne permet pas de donner accès à un dossier comportant plusieurs fichiers ou plusieurs documents.

Dans SalesForce Lightning, il est en revanche possible de générer un lien de partage vers un fichier seul ou vers un ensemble de fichiers dans un dossier.

Créer et partager un lien vers un fichier dans Salesforce Lightning Experience : 

Il suffit d’aller dans l’accueil fichiers, ou encore dans la liste de fichiers associés à un enregistrement, de faire un clic droit sur le ou les fichiers sélectionnés, puis de sélectionner “lien public”. 

Cette méthode ne vous donne pas l’assurance que l’interlocuteur ne partagera pas ce fichier à d’autres ou que celui qui est censé le recevoir le recevra, et ce en l’absence d’authentification.
Vous ne saurez pas non plus s’il a ouvert le mail envoyé, ou encore consulté les fichiers ou les documents. Vous n’aurez pas non plus d’alerte de lecture qui remonterait dans Salesforce, ni d’alerte de lecture au niveau de l’opportunité. Cette fonctionnalité s’avérerait néanmoins bien utile dans le cas de l’envoi d’une proposition commerciale pour relancer votre client ou votre prospect au bon moment.

Voyons maintenant comment disposer de l’ensemble de ces fonctionnalités.

Méthode N° 2 : Partager un document avec Tilkee pour SalesForce :

Étape 1: Téléchargez le plugin Tilkee pour SalesForce Lightning

Pour utiliser Tilkee dans SalesForce il vous faut préalablement télécharger le plugin Tilkee disponible dans l’App Exchange SalesForce : Tilkee For SalesForce

Étape 2: Sélectionner un document ou un projet directement dans Salesforce

Une fois l’installation effectuée, vous allez avoir accès à Tilkee, au même titre qu’une fonctionnalité SalesForce, directement dans l’interface Lightning.
Il vous suffit de cliquer sur l’onglet Tilkee, de sélectionner le document ou un ensemble de documents (regroupés dans un “projet” Tilkee, un projet pouvant regrouper un ensemble de documents en lien avec une thématique unique).

Etape 3 : Sécuriser un accès à des documents dans Tilkee pour SalesForce

Vous allez pouvoir ensuite paramétrer le lien sécurisé, et permettre à son destinataire de s’identifier pour y avoir accès, et ce à partir de son adresse mail.

Plusieurs options s’offrent ensuite à vous :

– Rendre un fichier ou une sélection de fichiers téléchargeables,
– Tracer le comportement de lecture du destinataire,
– Rendre un document signable ou pas,
– Donner accès à des documents qui pourront être complétés en ligne par le destinataire

Etape 4 : Sélectionner un template de mail

Il vous suffit ensuite de sélectionner dans Tilkee pour SalesForce, le template de mail que vous souhaitez utiliser, et d’y apporter des modifications si nécessaire.
Le lien d’accès est directement généré dans le mail, sans que vous ayez à vous en préoccuper.
Cliquez sur envoyer et c’est fait.

Etape 5 : Soyez averti de la lecture des documents envoyés avec Tilkee par SalesForce et mesurez l’intérêt de vos prospects

Votre ou vos destinataires ont-ils reçu vos documents ? Les ont-ils consultés ? Quel est l’intérêt suscité par cet envoi ?
Autant de questions que vous ne vous poserez plus. Dès que votre destinataire a consulté vos documents, vous en êtes averti, un mail vous est envoyé et une alerte est remontée directement dans l’objet opportunité de SalesForce. Vous savez combien de temps il a passé sur vos documents, les sujets pour lesquels il a eu un intérêt plus marqué, sur quel device il en a pris connaissance (mobile ou autre) et quel est le score d’intérêt qui lui a été attribué grâce au module d’intelligence artificielle de Tilkee.

Vous pouvez dès lors déclencher une action adaptée, ou utiliser les données de Tilkee pour déclencher des tâches automatiques (tâches de relance automatique par exemple). SalesForce peut également s’appuyer sur le scoring et les données de lecture de Tilkee pour déclencher des “Next Best Actions”.

Etape 6 : Faites signer vos prospects ou vos clients directement à partir de Tilkee pour SalesForce (sans utiliser Yousign, Hellosign ou Docusign)

Pour vous éviter d’avoir à intégrer un module de signature électronique coûteux et parfois complexe à implémenter, Tilkee pour Salesforce intègre, sans surcoût, une signature électronique certifiée par Certinomis, tiers de confiance certifié Eidas. Qu’il s’agisse d’une proposition commerciale ou d’un contrat à faire signer, vous pouvez le faire sans limite avec Tilkee pour SalesForce. Une fois que votre contrat ou votre proposition commerciale est signée, vous en êtes directement informé dans votre opportunité SalesForce, et vous pouvez passer manuellement (ou automatiquement) votre opportunité en “closed won”.

Vous souhaitez en savoir plus sur Tilkee pour SalesForce ?
Cliquez ici pour visualiser notre démonstration en ligne.

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